Tays kiinteistö

Nopeita päätöksiä tiukissa tilanteissa

Kirpeä pakkaspäivä Tays Keskussairaalassa on aurinkoinen. Aulassa on vilskettä myös puoliltapäivin. Henkilökunnan, potilaiden ja omaisten seassa kävelee kaksi valkotakkista ja punanenäistä klovnia kohti lastenosastoa. Toisella on kädessään lahjapaketti ja molempien silmissä näkyy maskien takaa hymyä, myös ohikulkijoille. Eläväinen talo ei koskaan lepää, mutta ihmiskohtaamisiin on aina aikaa pysähtyä. Nuori sairaanhoitaja huomaa käytävällä hitaasti vaeltavan vanhuksen ja kävelee hänen luokseen. Nainen kysyy, minne tämä on matkalla, ja voiko opastaa hänet omaisensa luokse. Väsynyt vanhus nostaa katseensa ja jatkaa matkaansa samaan suuntaan hoitajan kanssa.

MV-Jäähdytys Oy on Pirkanmaan sairaanhoitopiirin huoltosopimuskumppani useissa Taysin toimipisteissä. Huoltosopimuksen piiriin kuuluvat ammattikeittiölaitteet, kiinteistön jäähdytyslaitteet, ilmastoinnin jäähdytys, kylmä- ja pakastehuoneet sekä esimerkiksi leikkaussali-instrumenttien pesu- ja desinfiointikoneet. Käyttöpäällikkö Jukka Alanko on MV-Jäähdytyksen kontaktihenkilö kaikissa Tays Keskussairaalan kiinteistön jäähdytykseen liittyvissä asioissa. Rovaniemeltä kotoisin oleva Jukka on kahden tyttären ja kahden pojan ylpeä isä, joka on vastannut talon teknisestä toimivuudesta jo kohta 20 vuoden ajan. Käyttöpäällikön roolissa ei kuka tahansa pärjää. Täytyy olla hyvä ihmisten kanssa ja johtaa montaa projektia samaan. Töissä ollessa saa aina olla hieman varpaillaan. Tiukoissa paikoissa Jukan pitää pysyä rauhallisena ja tehdä päätöksiä nopeasti. ”Tilanteet tulevat aina äkillisesti. Talo pyörii 24/7 ja laitteiden pitää pyöriä samaan tahtiin”, Jukka kertoo. Talosta ei löydy yhtäkään turhaa laitetta.

Käyttöpäällikkö on kartalla kaikesta

Taysin kokoisessa potilashoito- ja tutkimusyksikössä rakennetaan ja puretaan jatkuvasti jotakin. ”Talo ei luultavasti tulee koskaan olemaan valmis”, sanoo Jukka. Jukka kommentoi suunnitteilla olevia projekteja ja ratkaisee nykyisten ongelmia. Moninaisiin muihin vastuisiin kuuluu esimerkiksi sairaalan putkipostijärjestelmä, jäteimujärjestelmä, sairaalakaasut, vainajatornit, koko lvi-sektori, kiinteistön jäähdytys sekä edistykselliset kiinteistöautomaatiojärjestelmät, joihin on kytketty kaikki sairaalan sähköiset laitteet.

Mieleen jäävät erityisesti tapahtumarikkaat päivät, kun puhelin voi soida saman päivän aikana 50 kertaa. Asiat voivat liittyä mihin tahansa vikoihin, ongelmiin tai asioiden selvittelyyn kumppaneiden kanssa.  Aamulla ei koskaan tiedä mitä on edessä; jokaisella osastolla on voinut alkaa esimerkiksi hälytys soimaan, jos vastaan on tullut vaikkapa yleinen kaasukatkos. Silloin on potilaiden hengestä kyse. Paineet ja niistä selviäminen ovat käyttöpäällikölle arkipäivää.

Kumppanin henkilöstöresursseilla on suuri merkitys

Monivalvomon henkilökunta päivystää ja valvoo kiinteistöautomaatiojärjestelmiä vuorokauden ympäri. Automaatiojärjestelmät ovat tehostaneet käyttöpäällikön työtä, mutta saman aikaisesti esiin tulevat ongelmat monimutkaistuvat. Yhteistyökumppaneiden valinnassa on hinnan lisäksi tärkeää tietenkin laatu. Jukka kertoo, että valintakriteerit vaihtelevat kilpailutettavien palvelukokonaisuuksien suhteen: ”Joissakin asioissa vaaditaan, että on sairaalareferenssejä, ympärivuorokautinen päivystys tai työnjohtajilla on tietty koulutus tai työkokemus taustalla.” Kumppanin henkilöstöresursseilla on Jukan mukaan erityisen suuri merkitys.

 

 

Palvelualttiin henkilöstön saatavuus on osa ison organisaation riskienhallintaa. Potilaiden hyvinvointia ja turvallisuutta on mietitty käytännössä jokaisessa eri skenaariossa. Jopa varalaitteisiin on varalaitteet olemassa. ”MV-Jäähdytyksen otimme kumppaniksi siitä syystä, että tarvitsimme vahvan kokoonpanon ammattilaisia huoltamaan meidän kylmä-, keittiö- ja dekolaitteet.” Kumppaneiden valinnassa niin hinnan kuin laadunkin tulee kohdata. Riskienhallintaan kuuluu, että pääyhteistyökumppanin rinnalle otetaan 1-2 tukikumppania, joiden palveluita kuitenkin harvemmin käytetään, mikäli yhteistyö sujuu hyvin.  ”Tähän saakka ei ole tarvinnut vaihtaa”, Jukka kertoo omaan, rauhalliseen tyyliinsä.

 

Vedetään yhtä köyttä 

Taysin kaikki päätökset, myös tekniset valinnat, lähtevät potilaista. Käytännössä se tarkoittaa myös sitä, että huoltoyhtiön työntekijöiden tulee olla hienovaraisia ja kunnioittaa potilaiden ja henkilöstön yksityisyyttä. Mikäli tilassa on potilastoimenpide kesken, silloin odotellaan niin kauan, kunnes tila on vapaa ja laitteistoon voi turvallisesti koskea.  ”Täällä kulkee kyllä nopeasti negatiivinen palaute ja MV:stä sellaista ei ole tullut.” Jukka kertoo. Jukka on ollut yhteistyöhön pääosin hyvin tyytyväinen: ”Aina on jotakin pientä, kun opetellaan toisten tavoille, mutta erityisesti pidän siitä, kun meidän hoviasentajan kanssa käydään kevät- tai syyskierros. He tekevät havainnot laitteista, käydään vikalista yhdessä läpi ja päätetään, mitä korjataan välittömästi ja mikä voi odottaa esimerkiksi talveen saakka, kun ei ole niin akuutteja jäähdytystarpeita.” Potilaiden hyvinvointi taataan aina. Se on Jukan kantava arvo, joka ohjaa päivittäisiä päätöksiä isojen asioiden äärellä.

 

 

Huoltotyönjohtaja Janne Salmi:

Tämän kokoisissa asiakkuuksissa on tärkeää, että asentajat tuntevat talon jo valmiiksi, eikä Jukan tarvitse aina opastaa paikan päälle. Asentajat tuntevat myös laitteet hyvin ja tietävät, mitä vikahistoriaa niissä on ollut. Ei tarvitse kuin sanoa, että siellä R:n JJ40:sellä on huomattu vika, että käykää katsomassa, ja he tietävät heti mistä on kyse.

Mitä tahansa meillä tehdään – se tehdään hyvin. Meidän tahtotila on varmistaa, että asiakkaan laitteistot pysyvät kunnossa. Siksi MV-Jäähdytyksen huolto toimii ennakoivasti. Näin pystytään tekemään korjauksia hallitusti ja välttämään vikatilanteita, mitkä ovat todella harmillisia asiakkaille, puhumattakaan heidän loppuasiakkaistaan eli potilaista ja kenttähenkilöstöstä.

Yhteispeli Taysin kanssa on sujunut todella hyvin perustuen saatuun palautteeseen ja siihen, millainen asiakassuhde meillä nyt on. Molemmat osapuolet nauttivat luottamusta. Jukka ja talon omat huoltomiehet reagoivat nopeasti, kun meiltä annetaan viestiä laitteen kunnosta. Vedetään siis yhtä köyttä. Asioista sovitaan yhdessä ja keskustelu on avointa molempiin suuntiin.

Luulen, että meidän työskentelyssä arvostetaan eniten meidän otetta. Siinä on selkeä linja eikä käytetä turhiin asioihin aikaa. Viemme Jukalle valmiit raportit ja ehdotelmat, esitetään ne hänelle ja hän antaa sitten kommentit, joiden mukaan edetään.